Gestion des archives des entreprises et collectivités
27
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-27,_masterslider,_msp_version_2.17.0,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode_grid_1300,qode-theme-ver-9.1.3,wpb-js-composer js-comp-ver-5.4.2,vc_responsive

CLASSEMENT ET DESCRIPTION DE VOS ARCHIVES

– Classement

Chaque chose a sa place, une place pour chaque chose

– Classement

De la théorie…

Comme nous, un docu­ment d'archives tra­verse trois âges au cours de sa vie.

Il passe sa prime jeu­nesse aux archives actives et sert au trai­te­ment des affaires cou­rantes. Son exploi­ta­tion doit donc être pra­tique et facile d'accès pour les services.

Ensuite, pas­sage obli­ga­toire aux archives inter­mé­diaires pen­dant une durée légale de conser­va­tion incom­pres­sible. La socié­té d'archivage CODEXIA isole donc les pièces conser­vées en plu­sieurs exem­plaires à défaut de pou­voir pro­cé­der à un tri immédiat.

Enfin, au terme de cette durée légale, après avoir été préa­la­ble­ment trié et/ou échan­tillon­né, le docu­ment d'archive est soit éli­mi­né soit conser­vé. Il passe alors au stade d'archives défi­ni­tives, qui consti­tuent le patri­moine his­to­rique des enti­tés publiques comme privées.

Place à la recherche, à la com­mu­ni­ca­tion et à la valo­ri­sa­tion des fonds d'archives tout en res­pec­tant une pré­ser­va­tion à long terme de ces pré­cieux documents.

…à la pratique

Le pro­ces­sus d'archivage de CODEXIA en quelques points fondamentaux :

  • Entretien avec les ser­vices producteurs
  • Mise en œuvre d'un plan de classement
  • Élaboration des tableaux de gestion
  • Analyse du fonds (typologies, dates extrêmes…)
  • Tri conforme aux cir­cu­laires régle­men­taires en matière d'archives publiques
  • Bordereaux de demande d'élimination, bor­de­reaux de dépôt…
  • Destruction confi­den­tielle après visa des Archives départementales
  • Classement par série thé­ma­tique ou par ver­se­ment continu
  • Cotation et condi­tion­ne­ment adap­té à la nature des documents
  • Synthèse et pré­co­ni­sa­tions rela­tives aux usages régle­men­taires à adopter
– Classement

Archives anciennes avant 1790, archives modernes avant 1945

Fragiles et devant être mises en valeur, elles néces­sitent un trai­te­ment approprié.

Avec pré­cau­tion et soin, nos archi­vistes relèvent les pièces abî­mées, les isolent, prio­risent celles devant être res­tau­rées, les numé­risent selon les cas, puis les inven­to­rient et les condi­tionnent dans un envi­ron­ne­ment protecteur.

Nos archi­vistes peuvent éga­le­ment prendre contact avec les Archives dépar­te­men­tales pour en assu­rer si besoin le trans­fert et rédi­ger pour cela un bor­de­reau de dépôt.

Une fois cette étape ter­mi­née, le fonds d'archives est réor­ga­ni­sé, et opti­mi­sé. Les docu­ments sont désor­mais iden­ti­fiés et faci­le­ment repérables.

Il reste main­te­nant à choi­sir com­ment gérer sa pérennité.