Chaque chose a sa place, une place pour chaque chose

De la théorie…

Comme nous, un document d’archives traverse trois âges au cours de sa vie.

Il passe sa prime jeunesse aux archives actives et sert au traitement des affaires courantes. Son exploitation doit donc être pratique et facile d’accès pour les services.

Ensuite, passage obligatoire aux archives intermédiaires pendant une durée légale de conservation incompressible. La société d’archivage CODEXIA isole donc les pièces conservées en plusieurs exemplaires à défaut de pouvoir procéder à un tri immédiat.

Enfin, au terme de cette durée légale, après avoir été préalablement trié et/ou échantillonné, le document d’archive est soit éliminé soit conservé. Il passe alors au stade d’archives définitives, qui constituent le patrimoine historique des entités publiques comme privées.

Place à la recherche, à la communication et à la valorisation des fonds d’archives tout en respectant une préservation à long terme de ces précieux documents.

…à la pratique

Le processus d’archivage de CODEXIA en quelques points fondamentaux :

  • Entretien avec les services producteurs
  • Mise en œuvre d’un plan de classement
  • Élaboration des tableaux de gestion
  • Analyse du fonds (typologies, dates extrêmes…)
  • Tri conforme aux circulaires réglementaires en matière d’archives publiques
  • Bordereaux de demande d’élimination, bordereaux de dépôt…
  • Destruction confidentielle après visa des Archives départementales
  • Classement par série thématique ou par versement continu
  • Cotation et conditionnement adapté à la nature des documents
  • Synthèse et préconisations relatives aux usages réglementaires à adopter

Archives anciennes avant 1790, archives modernes avant 1945

Fragiles et devant être mises en valeur, elles nécessitent un traitement approprié.

Avec précaution et soin, nos archivistes relèvent les pièces abîmées, les isolent, priorisent celles devant être restaurées, les numérisent selon les cas, puis les inventorient et les conditionnent dans un environnement protecteur.

Nos archivistes peuvent également prendre contact avec les Archives départementales pour en assurer si besoin le transfert et rédiger pour cela un bordereau de dépôt.

Une fois cette étape terminée, le fonds d’archives est réorganisé, et optimisé. Les documents sont désormais identifiés et facilement repérables.

Il reste maintenant à choisir comment gérer sa pérennité.